چگونه اسناد را در "Microsoft Teams" امضا کنیم

تعداد کاربران "Microsoft Teams" به سرعت در حال افزایش است. بسیاری از شرکت‌ها در سراسر جهان به "Microsoft Teams" روی آورده‌اند تا به تیم‌های خود امکان همکاری و بحث درباره ایده‌ها، پروژه‌ها و موارد دیگر را بدهند. اعتبار به "Microsoft" برمی‌گردد که ویژگی‌های جدید به سرعت برای این برنامه ارائه می‌شوند. علاوه بر به‌روزرسانی عملکردهای تماس ویدئویی، "Microsoft" همچنین در حال افزودن وظایف دیگری مانند امضای اسناد در برنامه "Teams" است. این ویژگی برای امضای سریع و به اشتراک‌گذاری اسناد بسیار مفید است.

مایکروسافت از مجموعه "Microsoft 365" و یکپارچه‌سازی "OneDrive" برای اشتراک‌گذاری و ارسال فایل‌ها بین کانال‌ها استفاده می‌کند.
علاوه بر اشتراک‌گذاری صفحه‌ها، ممکن است بخواهید به سرعت برخی اسناد را امضا و به اشتراک بگذارید. می‌توانید آن‌ها را دانلود کنید، یک ویرایشگر "PDF" یا نرم‌افزار امضای دیجیتال را باز کنید، سند را وارد کنید، آن را امضا کنید و سپس به "Microsoft Teams" ارسال کنید. یا می‌توانید به طور مستقیم سند را در "Microsoft Teams" باز کرده و با استفاده از روش‌های پیشنهادی زیر آن را امضا کنید. نیازی به هیچ نرم‌افزار اضافی بر روی "PC" یا "Mac" برای امضای اسناد نیست.
این پست به شما نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید اسناد را در "Microsoft Teams" با استفاده از "SignEasy" و "Zoho Sign" امضا کنید. بیایید شروع کنیم.

امضای اسناد با استفاده از "SignEasy" در "Microsoft Teams"

SignEasy یک نرم‌افزار اختصاصی برای اضافه کردن و گنجاندن امضای دیجیتال است. این شرکت اپلیکیشن را برای "Microsoft Teams" ارائه می‌دهد. مراحل زیر را دنبال کنید تا اسناد را در "Microsoft Teams" امضا کنید.
مرحله 1: "Microsoft Teams" را باز کرده و روی منوی سه‌نقطه در نوار کناری ضربه بزنید.
مرحله 2: از منوی زیر، روی گزینه "More apps" ضربه بزنید. این کار یک فروشگاه اپلیکیشن اختصاصی برای "Microsoft Teams" را باز می‌کند.

مرحله 3: از نوار جستجو در گوشه بالا سمت چپ، "SignEasy" را جستجو کنید و "add" را برای نصب برنامه در "Microsoft Teams" انتخاب کنید.
مرحله 4: پس از نصب موفقیت‌آمیز، برنامه را در نوار کناری خواهید یافت.

مرحله 5: روی "SignEasy" ضربه بزنید و یک حساب برای سرویس ایجاد کنید.
مرحله 6: پس از ثبت‌نام موفق، شما تب "SignEasy" را در برنامه پیدا خواهید کرد.
مرحله 7: شما می‌توانید یک فایل را در "SignEasy" بکشید و رها کنید. روی "Import" ضربه بزنید و یک فایل از کامپیوتر اضافه کنید.
شما می‌توانید اسناد را امضا کنید، حروف اول، تاریخ، متن، علامت تیک و حتی یک تصویر به اسناد اضافه کنید.

من دوست دارم که چگونه SignEasy گزینه‌های مختلفی برای امضای اسناد ارائه می‌دهد. شما می‌توانید بر روی منوی "Signature" در نوار کناری ضربه بزنید و انواع مختلفی از امضاها با نام، امکان رسم امضا، گزینه‌ای برای بارگذاری امضا از رایانه شخصی، یا امضاهای ذخیره شده را ارائه دهید.

برای یادگیری رایگان آموزش کامپیوتر می توانید به مقاله آموزش کامپیوتر مراجعه کنید.

من بیشتر اوقات یک نشانه از "type menu" انتخاب می‌کنم و آن را به عنوان "primary signature" برای استفاده‌های آینده ذخیره می‌کنم.

بعد از پر کردن جزئیات لازم، می‌توانید سند را روی دستگاه دانلود کرده و آن را بین اعضای "Microsoft Teams" به اشتراک بگذارید. "SignEasy" 14 روز آزمایش رایگان ارائه می‌دهد و پس از آن، طرح‌های پولی از $7 در ماه شروع می‌شوند.

برای یادگیری رایگان اکسل  می توانید به مقاله آموزش اکسل مراجعه کیند.

امضای اسناد با استفاده از Zoho Sign در Microsoft Teams

Zoho Sign یک جایگزین عالی برای "SignEasy" است. اگر از اپ‌های Zoho استفاده می‌کنید، باید استفاده از راه‌حل Zoho برای امضای اسناد در "Microsoft Teams" را در نظر بگیرید. مراحل زیر را دنبال کنید.
مرحله 1: "Microsoft Teams" را باز کرده و به منوی سه نقطه در نوار کناری بروید.
مرحله 2: روی گزینه "More apps" ضربه بزنید و یک فروشگاه اپلیکیشن اختصاصی برای "Microsoft Teams" را باز کنید.

مرحله 3: از نوار جستجو در گوشه بالا سمت چپ، "Zoho Sign" را جستجو کنید و "add" را انتخاب کنید تا برنامه در "Microsoft Teams" نصب شود.

مرحله 4: پس از نصب موفقیت‌آمیز، برنامه "Zoho Sign" را از نوار کناری باز کرده و با استفاده از اعتبارنامه‌های Zoho وارد شوید. اگر برای اولین بار از آن استفاده می‌کنید، برای سرویس ثبت‌نام کنید. مرحله 5: فایل را بارگذاری کنید یا از قابلیت کشیدن و رها کردن برای اضافه کردن اسناد در "Zoho Sign" استفاده کنید.

Zoho سند را در "Microsoft Teams" باز خواهد کرد، و شما می‌توانید از گزینه‌های مختلف برای ویرایش "PDF" انتخاب کنید. این گزینه‌ها شامل امضا، حروف اول نام، جزئیات شرکت، ایمیل، متن، عنوان شغلی، تاریخ، با استفاده از کشیدن و رها کردن از نوار کناری هستند.

برای یادگیری رایگان اکسس می توانید به مقاله آموزش اکسس مراجعه کنید.

برای امضای یک سند، عملکرد "signature" را انتخاب کرده و آن را در اسناد قرار دهید. شما می‌توانید از "built-in signatures" انتخاب کنید، امضای خود را با استفاده از قلم قرمز/سیاه/سبز بکشید، یا امضایی را از "PC" بارگذاری کنید. من امضاهای داخلی را حرفه‌ای‌تر از پیشنهادات "SignEasy" یافتم.

بعد از اتمام ویرایش، روی "Save" بزنید و این کار در کتابخانه "Zoho" ذخیره خواهد شد. شما می‌توانید از منوی "Documents" به آن‌ها دسترسی داشته باشید. حالا، می‌توانید سند امضا شده را با اعضای تیم در کانال "Teams" به اشتراک بگذارید.

امضای اسناد در حال حرکت

بنابراین دفعه بعد که باید اسناد را به سرعت امضا و ارسال کنید، می‌توانید از Microsoft Teams برای این کار استفاده کنید. یک "app store" اختصاصی در Microsoft Teams یک افزودنی عالی به نرم‌افزار محبوب محسوب می‌شود. افزونه‌ها تنها به نرم‌افزارهای بهره‌وری محدود نمی‌شوند. شما همچنین می‌توانید نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، آموزش و نرم‌افزارهایی برای بخش‌های IT و توسعه‌دهندگان پیدا کنید. پس از راه‌اندازی Microsoft Teams، حتماً به "app store" مراجعه کنید و نرم‌افزارهای مرتبط را برای خود دانلود کنید.
در ادامه: آیا می‌دانید کاربران می‌توانند در حین تماس‌های ویدیویی در Microsoft Teams پس‌زمینه را تار کنند؟ پست زیر را بخوانید تا ببینید چگونه می‌توان از این قابلیت در نرم‌افزار Teams استفاده کرد.